El equipo desde cero

Dentro de la gestión de equipos tiene especial importancia, por lo menos para mí, y atendiendo a mi experiencia, la gestión de las personas que forman parte de tu equipo y que para ellos supone su primer contacto con la vida laboral.

Las personas que llegan de la universidad suelen tener un patrón de comportamiento similar (con esto no pretendo generalizar un tipo de comportamiento, sino que tras trabajar con gente en esta situación ha sido la conclusión más importante que he sacado) caracterizado por las enormes ganas de aprender cosas nuevas y la capacidad para el trabajo. En la otra parte de la balanza estas personas suelen desarrollar, durante las primeras etapas en la empresa, un comportamiento similar al demostrado en la universidad que se puede resumir en que cada uno hace lo que piensa que necesita y un profesor independiente a cada uno de ellos juzga el grado de conocimiento o habilidad adquirido. Los recién titulados tampoco están acostumbrados al trabajo en equipo.

Nuestro objetivo es el de aprovechar todo aquello positivo que nos aportan e intentar enseñar, que no imponer, las características de la empresa y la efectividad y eficiencia en el trabajo.

Para hacerlo lo mejor es hablar con ellos, comentarle como fue nuestro primer trabajo, como es la adaptación, y sobre todo qué esperamos de ellos. Cuando una persona sabe que es se espera de ella, aunque sea de manera lejana, empieza a comprender que forma parte de un algo, y que su aportación es, en mayor o menor medida, necesaria para conseguir unos objetivos que por supuesto también conoce (porque hemos sido capaces de transmitírselos).

Para mí las ideas clave que se debería llevar una persona en su primer día de vida laboral serían, y en este orden:

¿Quién? Conocer a la gente de su entorno de trabajo. Realizar las presentaciones, incluso darle consejos de posibles problemas cuando una persona se incorpora y con quién puede hablar para solucionarlo.

¿Qué? Explicar, para que lo entienda, cuál es su función en la empresa, qué trabajo, qué conocimientos necesitará. En este apartado es fundamental explicar qué se espera de ellos; si se consigue superar este punto se logrará que no se creen falsas expectativas (expectation gap). Debe entender el objetivo de su proyecto y no simplemente de su asignación.

¿Por qué? Por qué es necesario su colaboración, cuál es su parte del trabajo, cómo se integra en el trabajo del equipo

El ¿cómo? no importa porque se puede solucionar con tiempo, pensad que mucha parte de la experiencia está en vuestra espalda. El ¿dónde? … es necesario para poder empezar el primer día, pero nos lo darán hecho.

Uso del teléfono

Desde 1857, fecha en la que se inventó el primer teléfono, éste ha evolucionado hasta convertirse en otra herramienta de trabajo, como puede ser el ordenador, la calculadora o el cuaderno y lápices, bolígrafos, etc.

Hay que partir de la base de que las relaciones empresariales son complejas, y dentro de esta complejidad destaca aquella persona que es capaz de tratarlas con la mayor soltura. El teléfono no sólo nos permite hablar con alguien que no está presente (además de hacer fotos con muchos megapíxeles, mantener agendas, convertirlo en una feria de sonidos y colores, etc.) sino que nos ayuda a solucionar los problemas más comunes del día a día.

El hablar por teléfono humaniza las relaciones, a veces demasiado envueltas en el ritmo (¿frío y distante?) impuesto por el correo electrónico; cuando nos asalta una duda, el identificar a la persona que nos puede ayudar a resolverlo es el primer paso, el segundo puede tener que ser el intentar convencer a esa persona que necesitamos su ayuda. El teléfono permite una conversación más útil, debido a que se convierte en un diálogo fácil y cercano; identificas a esa persona, te identifica, ¿os conocéis?

Trucos para hablar por teléfono os podéis encontrar millones, yo os dejo los míos:

Presentación: Lo primero que se debe hacer es saber con quien se está hablando; puede parecer algo fácil, pero cuando una llamada se deriva de una persona a otra se puede complicar mucho. Repetir el nombre de nuestro interlocutor le hace sentirse escuchado, después nos presentamos nosotros, no dando cosas por sentado, si pensamos que tiene que saber quienes somos se lo preguntamos directamente, pero no se debería pasar al siguiente punto sin dejar clara las presentaciones.

Ejemplos: Cuando nos centramos en el problema que necesitamos solucionar, debemos conseguir que nos entiendan, debemos poner ejemplos que clarifiquen la situación. No siempre nuestros interlocutores tienen el mismo conocimiento que nosotros, así que nos tenemos que hacernos entender.

Despedida: Hay que dejar claro si necesitaremos algo más de su parte, le agradecemos su ayuda, tratándole directamente por su nombre.

Otros de mis posibles trucos pueden ser: trato personal y cercano, ser amable, claridad, conciso, velocidad justa, etc.

Hablar por teléfono permite tratar de forma ágil los pequeños problemas del día, así que no esperéis a mandar un correo, para que la otra persona lo elija de entre los 80 que tiene para hoy y encima os lo conteste.

Otras Gestiones

Como ya comenté hace dos entradas la mayoría de las acciones que se realizan en el mundo empresarial se pueden clasificar en dos grandes grupos: gestión de personas y gestión de trabajos. Para que una persona realice un buen trabajo debería dominar al menos parte de estos dos grupos, si bien, si lo que perseguimos es el éxito, necesitamos, además de lo que expliqué en las dos últimas entradas un conjunto de características que quedarían agrupadas en un “cajón de sastre”. Os comento alguna de ellas:

La suerte, la posición y el momento. La suerte está presente en el mundo y forma parte del día a día. Recordando mis días de universidad, una amigo siempre decía la suerte favorece a la mente preparada; esta frase para mi es completamente incorrecta ya que, ¿de verdad la gente de tu alrededor está menos preparada que tú? La suerte influye en la vida laboral: ¿Cómo seleccionaste tu primer trabajo? ¿Por qué se jubiló tu jefe justo cuando entraste y te asignaron su trabajo? El estar en ese momento no depende de ti, sino que depende de esa probabilidad incontrolable que debería situar a todo el mundo donde debe, pero por supuesto una vez que surge la posibilidad debes demostrar o haber demostrado la calidad que tienes, ya que en la empresa poca gente está dispuesta a arriesgarse.

La belleza. Lo primero me gustaría agradecer a Gonzalo la posibilidad de que esté hablando de este concepto, ya que ha sido él el que me ha iluminado en este tema. La belleza es, queramos o no, un factor de muy alta relevancia en el mundo laboral. Pensad en este caso: Un jefe de equipo está trabajando con dos personas, teniendo ambas un rendimiento similar. A la hora de evaluar el trabajo de estas personas, el jefe de equipo debe decidir cual de ellas debe promocionar (ya que hay únicamente un puesto vacante). Una de las dos personas encaja más en un posible canon de belleza, la otra, menos. ¿A quién creéis que promocionaría? A los que habéis pensado que da igual y que no tiene que ver con la belleza, ¿no os ha parecido nunca que los más guapos suelen ser antes el alma de la fiesta? ¿nunca habéis querido bailar con la más guapa de clase sin importar la personalidad? ¿nunca os habéis quedado como pasmarotes sujetando la puerta a un chica guapa en la entrada del metro? ¿nunca habéis visto que la integración de un guapo dentro de un nuevo grupo es más fácil, porque incluso tu quieres ir a saludarle?

No hay que desesperarse en el trabajo si te encuentras con gente que apuesta (aunque sea de forma inconsciente) por este tipo de acciones, la gestión de personas y trabajos son los que perduran a lo largo del tiempo, ya que la suerte y el momento pasan y que decir de la belleza.

Gestión de personas

Continuando con la entrada anterior, toca el turno a gestión de personas. Espero que os guste el formato de explicar una semana de trabajo en no más de un minuto

Gestión de personas. Otra vez por la mañana…, suena el despertador y consigo llegar a la ducha mientras apenas consigo entreabrir los ojos, ¡dichosa luz!. Empieza otra semana en la oficina, y esta es especial, ¡ya tengo equipo para mi nuevo proyecto! Lo digo con emoción, pero también con el respeto que da el afrontar algo nuevo que realmente sabes que no sabes. Durante toda la semana anterior me dediqué a conocer casi todos los detalles del proyecto, a hacer una planificación e intentar fijar los puntos de control, ahora viene lo más difícil, que las personas que van a trabajar conmigo sean capaces de entender lo que significa el proyecto. Llego 15 minutos antes de la hora, quiero estar preparados para cuando lleguen. Una vez juntos les propongo tomar un café al que por supuesto invito, hablamos de sus nervios, incluso de los míos, les cuento alguna batalla y lanzo algún consejo al aire (tampoco soy una persona que pueda dar consejos con nombre y apellidos). Volvemos del café y hacemos una mesa redonda para intentar explicar lo fundamental, cada uno tiene su parte, se encuentra bien con ella, ¡se siento parte de algo! Les explico los objetivos, ¡no los entienden!, problema mío, cambio las palabras y quedan más satisfechos, “Cualquier cosa me comentáis, sé que no tiene porque ser fácil al principio”. Pasamos la semana codo con codo, me dedican su tiempo, sus preocupaciones y sus dudas, les escucho e intento entenderlos, no siempre es fácil, a veces me estresan, pero les entiendo, yo hacía lo mismo. Llega el viernes, nuevo día de celebración, les propongo que me tienen que explicar ellos que es lo que han entendido en esta semana, ¡funciona, han entendido casi todo!, que hemos hecho bien, que mal, y sobre todo como mejorar. Se van contentos de fin de semana, yo más.

Gestión de trabajos

Puede ser que existan multitud de acciones que podamos realizar para obtener un buen rendimiento en el trabajo, pero, con casi toda seguridad, se podrán clasificar en dos apartados: la gestión de personas y la gestión de trabajos (en realidad seguramente que exista una tercera a modo de cajón de sastre, en el que vuelquen todas aquellas acciones que no sabemos como quedan clasificadas). Os comento que es para mí, en esta entrada, la gestión de trabajos:

Gestión de trabajos. Otra vez por la mañana…, suena el despertador y consigo llegar a la ducha mientras apenas consigo entreabrir los ojos, ¡dichosa luz!. Empieza otra semana en la oficina, y esta es especial, ¡empiezo un nuevo proyecto! Lo digo con emoción, pero también con el respeto que da el afrontar algo nuevo que realmente sabes que no sabes. Lo primero me siento en mi sitio ante una hoja en blanco y con la descripción de lo que tengo que hacer: los objetivos del proyecto. Después de una, dos y hasta tres lecturas (malditos acrónimos) voy comprendiendo todo mi trabajo, me marco una lista de las cosas que tengo que hacer (puntos de control) y las ordeno cronológicamente, las entiendo, y comprendo que unas son necesarias para ejecutar las otras, ¡tiene sentido! Compruebo las fechas de entrega, pero, ¿tengo equipo?, por ahora no, pero intento ver que recursos son necesarios; a mano hago un encaje para cuadrar los objetivos de tiempo del proyecto con una posible planificación, defino tareas y las etiqueto (intento buscar que se necesita para hacer cada una, conocimientos, logística,…). Se acaba el día, me voy a casa, descanso y salgo de juerga con mis amigos a sitios de moda. El día siguiente sigo definiendo la gestión de mi trabajo, veo que dependo de terceras personas para conseguir información, preparo una petición, pero me da la hora de salir; corro a casa, ¡tengo fiesta! Llega el viernes y tengo muy avanzado la gestión inicial, trabajo bien hecho, me voy de fin de semana.

Apender de lo que copiamos

Como ya expliqué en la anterior entrada, el copiar es necesario para poder hacerte con un hueco en el mundo empresarial, pero las cuestiones fundamentales son ¿cómo se copia?, ¿cómo puedo aprovechar lo que copio? ¿todo lo que copio es positivo para mi?, etc.

Existen muchas más preguntas que las que os he expuesto aquí (si queréis que analicemos alguna más, sólo tenéis que comentarlo), pero nos pueden dar una idea general del concepto que he intentado transmitir (no sé si de forma clara) en estas últimas entradas.

Empezando por la última pregunta que he puesto, la de si es positivo o no copiar, que por cierto, es la más complicada de responder, mi posición es que no todo es positivo. Lo que si que siempre resulta positivo es la capacidad de analizar lo que sucede a nuestro alrededor, es decir, fijarnos en lo que se hace, y con una actitud crítica seamos capaces de decidir que es conveniente imitar y que no en nuestro deambular diario. Con ello estaríamos haciendo lo mismo que hacen algunos programadores, que a partir de una versión inicial de un programa útil, pero con muchos fallos van poniendo parches hasta que el resultado final es el óptimo o se aproxima por abajo.
La duda que puede surgir es si es posible saber que es lo bueno y que es lo malo, que aprovechar y que no; quizá sea este el verdadero obstáculo de esta pregunta, pero aquí hay que dejarse guiar por lo que uno hace y cree que está bien. Como ejemplo sobre este tema, comentar: a menudo he visto a compañeros amargados por el horario de trabajo (sobre todo en el sector consultor/servicios) quejándose de las largas jornadas, a veces poco útiles e improductivas, pero en el momento en que ellos son los jefes de equipo piden lo mismo a sus delegados. No creéis que esto va contra alguna ley interna de las personas, por lo menos de las pensantes.

El proceso de depuración del trabajo parte de que se utilicen más las orejas y los ojos que la boca, y posteriormente mucho, mucho el seso. Aprovechad lo que os ha gustado de los profesionales a vuestro alrededor, la manera de expresarse, de organizar carpetas y documentos informáticos, de tratar a su equipo, etc. y por supuesto intentad aprovechad en mayor medida aquello que nos ha gustado, porque claramente es una oportunidad abierta, que nadie quiere coger, para destacar en una tarea (no necesariamente de cara a tu responsables) que os puede dar un gran impulso para vuestra promoción profesional.

Y tú, ¿eres de los que copian o de lo que inventan?

Copiar

Cuando se empieza a trabajar, la principal tarea que debería hacer el nuevo trabajador sería la de observar el mundo que le rodea. Queramos o no, la universidad no nos enseña a trabajar (nos enseña a pensar, como ya escribí en el post anterior), por lo que nos encontramos “de golpe” en un mundo complicado y nuevo para nosotros. Es por ello que debemos estar atentos a todo lo que pasa en nuestro entorno, ya que estamos envueltos en una atmósfera en la que podemos encontrar una suma muy alta de años de experiencia, así que ¿por qué no aprovecharse de ello?

A menudo corre el mal rumor de que copiar lo que hacen otras personas no está del todo bien, pero en el mundo empresarial, gran amante del formalismo y en pocas palabras de lo que funciona, el seguir la corriente existente proporciona tranquilidad a tus jefes, al mismo tiempo que si ven reflejado en tu trabajo la misma metodología que seguirían ellos, creen “de entrada” que tu trabajo está bien, sin más.

Puede ser que mucho de vosotros, que habéis empezado a trabajar hace poco, penséis que no reproducís de manera automática el trabajo de vuestros compañeros de más experiencia, pero pensad si alguna vez habéis puesto una despedida en un correo que algún compañero vuestro os puso cuando os mandó un mail, o si empezáis a ordenar vuestras ideas en un cuaderno, haciendo al comienzo de cada jornada una lista de ToDo’s (tal y como lo hacen tus compañeros), o si empiezas a entender (y usar) esos palabros empresariales como: binder, cargable, etc…

El mundo empresarial está preparado para que la gente aprenda una de otra. El beneficio o perjuicio de esto lo veremos en posts posteriores, pero podéis ir opinando por ahora.

Tiempo libre

La mayor parte de los trabajos carecen de una uniformidad a lo largo de toda su duración. Al igual que la economía, el trabajo se mueve en ciclos que suelen ser repetidos: seguido de una etapa de poco trabajo debe venir una en la que el trabajo aumente, incluso llegando a producirse el ya famoso “pico de trabajo”. Incluso en los trabajos que se consideran monótonos, se pueden encontrar etapas de más trabajo, como puede ser la revisión de la contabilidad / aprovisionamiento, etc. al final de cada mes, trimestre o año.

El gestionar adecuadamente los ciclos de trabajo es indispensable para poder hacer que la productividad de los empleados aumente. Un empleado puede estar muy agobiado en épocas de más trabajo y sentirse inútil en épocas en las que no tiene tareas, pudiendo llegar incluso a la desmotivación que posteriormente afectará en su trabajo. La primera respuesta que se nos viene a la cabeza como solución a este problema es la de extender el trabajo para que el sobrante de los picos llenen los valles. Por supuesto, casi siempre la primera idea suele tener mucho de interesante, pero no suele ser la mejor, ya que en la vida real se depende de plazos y terceras personas interesadas en nuestro trabajo, ya que, obviamente afecta al suyo.

La solución, para mi está clara. Hay que empezar a ver los tiempos de trabajo como una posibilidad para motivar a los empleados a que aprendan cosas nuevas. No es fácil de lograr esta afirmación, pero, ¿no pensáis que existen multitud de herramientas, conceptos, ideas, etc. que manejáis en vuestro trabajo y que no son fáciles de asimilar en épocas de gran grado de ocupación?

La idea de conseguir un buen trabajo, en mi opinión, se basa, entre otros detalles, en la capacidad de gestionar los tiempos libres, pudiendo conseguir pasar de un trabajo de 9 a otro de 10 (siguiendo la escala estudiantil) por el simple hecho de que tu equipo esté más preparado, o porque has conseguido desarrollar un programa de trabajo mucho más detallado, o porque simplemente has logrado que tanto tú como tus compañeros seáis capaces de entender mejor el funcionamiento de herramientas ofimáticas, con lo que te permita hacer un informe final / entregable en un menor tiempo.

Y tú, ¿tienes tiempo libre?

PS: Este post lo he escrito desde el trabajo, por lo que la motivación intelectual en épocas de menor trabajo también consigue que te enriquezcas más, profesional y por supuesto personalmente.

La universidad

Para poder hablar del mundo empresarial es necesario empezar hablando de todo lo que pasa antes de entrar en la vida laboral. Como este tema puede resultar muy amplio nos centraremos en la Universidad.

Muchos son mis compañeros que no han entendido la universidad como medio de aprendizaje, sino como una tortura, más o menos obligatoria, en la que los conceptos aprendidos son fácilmente olvidados y posiblemente inservibles en una futura vida como trabajador. Para mi la universidad es mucho más que eso, es la posibilidad de aprender a comprender las cosas y por encima de todo a pensar. Cuanto más claro se tenga este concepto más posibilidades se tendrán para avanzar (promocionar) en un futuro trabajo, porque en mayor o menor medida te van a exigir eso: que pienses.

¿En qué piensas?

Poner nombre, dar forma

Después de dar muchas vueltas, llegando incluso a buscar por Internet alguna aplicación para elegir nombres, he conseguido poner nombre a este proyecto.

“La empresa desde abajo” simplemente intenta ser eso, una visión que puede tener un trabajador como yo con pocos años de experiencia de un mundo dominado por personas con contactos, atrevida y en algunos casos con talento.

Los pequeños cambios que se hagan en las empresas son los que realmente pueden cambiar lo cotidiano. No busquemos hacer una revolución, la empresa es conservadora (cuanto más grande y más antigua, más lo será), pero debemos pensar que el trabajo que hacemos nosotros hoy, mañana lo hará otra gente, que se fijará en nosotros e intentará imitarlo. El resultado; produciremos un cambio sin saberlo. Los pequeños cambios son los que pueden cambiar las cosas y las ideas, los pequeños cambios, nuestros cambios.

Me gustaría que este blog estuviese lleno de debate y que se me lleve la contraria en todo lo que diga, sé que es difícil.

Los comienzos de un blog

¡Bienvenidos!

¡Un blog! Le he dado muchas vueltas a si sería interesante tener un blog, si conozco lo suficiente como para intentar verter mis experiencias en un html, y sobre todo si alguien puede llegar a considerar interesante mi manera de ver las cosas.

Este espacio, pretende transmitir mi poco conocimiento empresarial de modo que quede plasmado al alcance de todos y sea devorado por los posibles seguidores que algún día tenga. Este blog no pretende sentenciar soluciones para conseguir la idealidad en la vida profesional, ya que la idealidad es lo que nos permitirá mejorar en nuestros trabajos. Tampoco se van a exponer títulos, como “los diez puntos a tener en cuenta para abrir tu propia empresa” o “las características esenciales de un buen slogan”. También se evitarán los acrónimos tan deseados en los magistrales cursos de los master en gestión y administración.

Aún no tengo muy claro que puede salir de mi cabeza al apretar unas cuantas teclas de mi ordenador, pero lo que si que tengo claro es que tengo muchas cosas que decir, así que empecemos.

No podía dejar de referenciar en esta primera entrada a la persona que ha hecho posible que algún día tú puedas estar leyendo esto: ¡Gracias Diego!