El equipo desde cero

Dentro de la gestión de equipos tiene especial importancia, por lo menos para mí, y atendiendo a mi experiencia, la gestión de las personas que forman parte de tu equipo y que para ellos supone su primer contacto con la vida laboral.

Las personas que llegan de la universidad suelen tener un patrón de comportamiento similar (con esto no pretendo generalizar un tipo de comportamiento, sino que tras trabajar con gente en esta situación ha sido la conclusión más importante que he sacado) caracterizado por las enormes ganas de aprender cosas nuevas y la capacidad para el trabajo. En la otra parte de la balanza estas personas suelen desarrollar, durante las primeras etapas en la empresa, un comportamiento similar al demostrado en la universidad que se puede resumir en que cada uno hace lo que piensa que necesita y un profesor independiente a cada uno de ellos juzga el grado de conocimiento o habilidad adquirido. Los recién titulados tampoco están acostumbrados al trabajo en equipo.

Nuestro objetivo es el de aprovechar todo aquello positivo que nos aportan e intentar enseñar, que no imponer, las características de la empresa y la efectividad y eficiencia en el trabajo.

Para hacerlo lo mejor es hablar con ellos, comentarle como fue nuestro primer trabajo, como es la adaptación, y sobre todo qué esperamos de ellos. Cuando una persona sabe que es se espera de ella, aunque sea de manera lejana, empieza a comprender que forma parte de un algo, y que su aportación es, en mayor o menor medida, necesaria para conseguir unos objetivos que por supuesto también conoce (porque hemos sido capaces de transmitírselos).

Para mí las ideas clave que se debería llevar una persona en su primer día de vida laboral serían, y en este orden:

¿Quién? Conocer a la gente de su entorno de trabajo. Realizar las presentaciones, incluso darle consejos de posibles problemas cuando una persona se incorpora y con quién puede hablar para solucionarlo.

¿Qué? Explicar, para que lo entienda, cuál es su función en la empresa, qué trabajo, qué conocimientos necesitará. En este apartado es fundamental explicar qué se espera de ellos; si se consigue superar este punto se logrará que no se creen falsas expectativas (expectation gap). Debe entender el objetivo de su proyecto y no simplemente de su asignación.

¿Por qué? Por qué es necesario su colaboración, cuál es su parte del trabajo, cómo se integra en el trabajo del equipo

El ¿cómo? no importa porque se puede solucionar con tiempo, pensad que mucha parte de la experiencia está en vuestra espalda. El ¿dónde? … es necesario para poder empezar el primer día, pero nos lo darán hecho.

Uso del teléfono

Desde 1857, fecha en la que se inventó el primer teléfono, éste ha evolucionado hasta convertirse en otra herramienta de trabajo, como puede ser el ordenador, la calculadora o el cuaderno y lápices, bolígrafos, etc.

Hay que partir de la base de que las relaciones empresariales son complejas, y dentro de esta complejidad destaca aquella persona que es capaz de tratarlas con la mayor soltura. El teléfono no sólo nos permite hablar con alguien que no está presente (además de hacer fotos con muchos megapíxeles, mantener agendas, convertirlo en una feria de sonidos y colores, etc.) sino que nos ayuda a solucionar los problemas más comunes del día a día.

El hablar por teléfono humaniza las relaciones, a veces demasiado envueltas en el ritmo (¿frío y distante?) impuesto por el correo electrónico; cuando nos asalta una duda, el identificar a la persona que nos puede ayudar a resolverlo es el primer paso, el segundo puede tener que ser el intentar convencer a esa persona que necesitamos su ayuda. El teléfono permite una conversación más útil, debido a que se convierte en un diálogo fácil y cercano; identificas a esa persona, te identifica, ¿os conocéis?

Trucos para hablar por teléfono os podéis encontrar millones, yo os dejo los míos:

Presentación: Lo primero que se debe hacer es saber con quien se está hablando; puede parecer algo fácil, pero cuando una llamada se deriva de una persona a otra se puede complicar mucho. Repetir el nombre de nuestro interlocutor le hace sentirse escuchado, después nos presentamos nosotros, no dando cosas por sentado, si pensamos que tiene que saber quienes somos se lo preguntamos directamente, pero no se debería pasar al siguiente punto sin dejar clara las presentaciones.

Ejemplos: Cuando nos centramos en el problema que necesitamos solucionar, debemos conseguir que nos entiendan, debemos poner ejemplos que clarifiquen la situación. No siempre nuestros interlocutores tienen el mismo conocimiento que nosotros, así que nos tenemos que hacernos entender.

Despedida: Hay que dejar claro si necesitaremos algo más de su parte, le agradecemos su ayuda, tratándole directamente por su nombre.

Otros de mis posibles trucos pueden ser: trato personal y cercano, ser amable, claridad, conciso, velocidad justa, etc.

Hablar por teléfono permite tratar de forma ágil los pequeños problemas del día, así que no esperéis a mandar un correo, para que la otra persona lo elija de entre los 80 que tiene para hoy y encima os lo conteste.

Otras Gestiones

Como ya comenté hace dos entradas la mayoría de las acciones que se realizan en el mundo empresarial se pueden clasificar en dos grandes grupos: gestión de personas y gestión de trabajos. Para que una persona realice un buen trabajo debería dominar al menos parte de estos dos grupos, si bien, si lo que perseguimos es el éxito, necesitamos, además de lo que expliqué en las dos últimas entradas un conjunto de características que quedarían agrupadas en un “cajón de sastre”. Os comento alguna de ellas:

La suerte, la posición y el momento. La suerte está presente en el mundo y forma parte del día a día. Recordando mis días de universidad, una amigo siempre decía la suerte favorece a la mente preparada; esta frase para mi es completamente incorrecta ya que, ¿de verdad la gente de tu alrededor está menos preparada que tú? La suerte influye en la vida laboral: ¿Cómo seleccionaste tu primer trabajo? ¿Por qué se jubiló tu jefe justo cuando entraste y te asignaron su trabajo? El estar en ese momento no depende de ti, sino que depende de esa probabilidad incontrolable que debería situar a todo el mundo donde debe, pero por supuesto una vez que surge la posibilidad debes demostrar o haber demostrado la calidad que tienes, ya que en la empresa poca gente está dispuesta a arriesgarse.

La belleza. Lo primero me gustaría agradecer a Gonzalo la posibilidad de que esté hablando de este concepto, ya que ha sido él el que me ha iluminado en este tema. La belleza es, queramos o no, un factor de muy alta relevancia en el mundo laboral. Pensad en este caso: Un jefe de equipo está trabajando con dos personas, teniendo ambas un rendimiento similar. A la hora de evaluar el trabajo de estas personas, el jefe de equipo debe decidir cual de ellas debe promocionar (ya que hay únicamente un puesto vacante). Una de las dos personas encaja más en un posible canon de belleza, la otra, menos. ¿A quién creéis que promocionaría? A los que habéis pensado que da igual y que no tiene que ver con la belleza, ¿no os ha parecido nunca que los más guapos suelen ser antes el alma de la fiesta? ¿nunca habéis querido bailar con la más guapa de clase sin importar la personalidad? ¿nunca os habéis quedado como pasmarotes sujetando la puerta a un chica guapa en la entrada del metro? ¿nunca habéis visto que la integración de un guapo dentro de un nuevo grupo es más fácil, porque incluso tu quieres ir a saludarle?

No hay que desesperarse en el trabajo si te encuentras con gente que apuesta (aunque sea de forma inconsciente) por este tipo de acciones, la gestión de personas y trabajos son los que perduran a lo largo del tiempo, ya que la suerte y el momento pasan y que decir de la belleza.