Adaptación al cambio

La adaptación al cambio es fundamental para la realización de cualquier trabajo de un jefe de equipo. El jefe de equipo se puede ver cada día, o cada poco tiempo en un “juego” distinto del que aún no sabe las reglas. Lo que diferencia a un buen jefe de equipo de uno excelente es su capacidad para abordar nuevos temas en tiempo record y sin que se disipe su calidad.

Creo que queda suficientemente claro que la adaptación es importante, pero quizá os lo puede clarificar aún más ver el siguiente video.

Tu triunfo o el del equipo

Conozco a mucha gente que ejerce de jefe de equipo y he de reconocer que existen multitud de maneras distintas de llevar a cabo la función. En esta entrada pretendo hablar de una actitud muy extendida entre los jefes de equipos, actitud que realizan de una manera innata.

Hoy quiero comentar las reacciones ante los resultados de un trabajo. Está claro que la persona al cargo del proyecto: la que lo vende, lo gestiona, la que asigna los recursos necesarios, y en parte la que evalúa, no conoce el detalle del trabajo realizado por cada uno de los colaboradores del jefe de equipo, sino que conoce en mayor medida el trabajo que se desprende de las posibles conversaciones con el jefe de equipo o revisiones de los resultados que el mismo ha unificado.

La vieja teoría de “El triunfo del equipo es el triunfo de cada uno de los integrantes del mismo” se puede disolver en la conciencia del jefe de equipo, ya que es quien domina la información y la comunicación. Atentos a los siguientes ejemplos y pensad si no es así:

Resultado excelente. La posición del jefe de equipo puede ser: el resultado ha sido el que yo esperaba, ya que he sido capaz que cada uno haga lo que yo decía de modo que haya conseguido lograr unas metas impresionantes. Hubieses hecho este mismo trabajo con los mismos resultados independientemente de si mis colaboradores hubiesen sido otros.

Resultado mediocre. La posición del jefe de equipo puede ser: he hecho todo lo que he podido para intentar que esta panda de holgazanes me hicieran caso, pero la verdad es que su trabajo no ha sido, ni mucho menos lo que me podría esperar de ellos en un inicio.

Ambas situaciones son ineficaces, además de ser una postura egocéntrica. Tu calidad como jefe de equipo se medirá no sólo en los resultados que consigas en el trabajo diario, sino también en lo contentos que puedan estar las personas que trabajan contigo, y que te ven como una referencia, y que ante un posible cambio de equipo, son capaces de manifestar que quieren seguir trabajando contigo.

No digo que haya que ir repartiendo meritos a diestra y siniestra, simplemente reconoce lo que ha hecho bien cada persona en el trabajo que habéis terminado, e intenta que lo sepa tu jefe, como gerente, director del proyecto, y por supuesto tu colaborador.

En conclusión: la teoría de “el triunfo del equipo es el triunfo de cada uno” es correcta, pero hay que saber aprovecharla, no seamos ansiosos en escalar. En la empresa a diferencia de lo que se cree los empujones para ascender te los dan los de abajo y no los de arriba, así que cuanto más ambiciones tengáis de subir en vuestra organización más tenéis que cuidar a vuestros colaboradores, con lo que conseguiréis obtener reconocimiento y por supuesto altísima calidad.

Preguntas y Respuestas I

Pasó la mañana preparando el trabajo, sabía que nada iba a fallar. Se fue a comer a un restaurante y después directamente al trabajo, su último día frenado por la muerte.

Con ayuda de tus preguntas (que contestaré) sabremos qué pasó.

¿Participas?

Colaboradores y Confianza

El trabajo en equipo lo es prácticamente todo en cualquier empresa de un tamaño medio/grande, pero se enfrenta a un escollo no fácil de superar: la confianza. La figura del jefe de equipo es fundamental dentro del trabajo porque es el que consigue unir el trabajo de todos y cada uno de los colaboradores para la consecución de un buen “producto” final.

La confianza que el jefe de equipo tiene en sus colaboradores es uno de los factores clave en el correcto desarrollo del trabajo; está claro que la falta de confianza se puede suplir con otras habilidades, como por ejemplo: reducción del nivel de calidad esperado, la revisión y supervisión excesiva del trabajo de colaboradores, omnipresencia del jefe de equipo en cualquier tarea del trabajo diario, etc.

Es necesario que el jefe de equipo confíe en sus colaboradores, pero por supuesto todo tiene su periodo de adaptación. Nadie nace sabiendo (o por lo menos nadie que yo conozca, y no confundir con facilidad de aprendizaje), por lo que su función es la de motivar la creación de confianza, es decir, crear el clima necesario en el que se despierten las habilidades de cada miembro para realizar su parte que entiende que queda integrada dentro de un todo común.

La idea de motivar la creación de confianza es sencilla: empieza asignando tareas con las que los miembros de tu equipo puedan empezar a aprender y que para ti sean útiles y fáciles de revisar. Una vez revises los resultados obras en consecuencia, asignando las tareas dependiendo de quien consideras más capaz para su realización; no quiero decir que una persona trabaje mejor, sino que para un proyecto se pueden necesitar varios perfiles y puede que todos los encuentres en tus colaboradores. Un truco que suele funcionar es la de asignar a un colaborador una tarea que todo el mundo reconoce que debería ser del jefe de equipo; lógicamente se está motivando el buen trabajo de un colaborador, lo que aumentará la confianza de él hacia nosotros al verse reconocido su trabajo.

El aumento de la confianza deriva en un aumento de la independencia de tu colaborador, tanto que con el tiempo habrás conseguido “moldear” un nuevo jefe de equipo.

Por último, agradecer a Natalia su ánimo para que siga con este blog, y por las ideas que me aporta al repetirle incansablemente (o de modo cansino) los aspectos que considero más relevantes de su trabajo.

El equipo desde cero

Dentro de la gestión de equipos tiene especial importancia, por lo menos para mí, y atendiendo a mi experiencia, la gestión de las personas que forman parte de tu equipo y que para ellos supone su primer contacto con la vida laboral.

Las personas que llegan de la universidad suelen tener un patrón de comportamiento similar (con esto no pretendo generalizar un tipo de comportamiento, sino que tras trabajar con gente en esta situación ha sido la conclusión más importante que he sacado) caracterizado por las enormes ganas de aprender cosas nuevas y la capacidad para el trabajo. En la otra parte de la balanza estas personas suelen desarrollar, durante las primeras etapas en la empresa, un comportamiento similar al demostrado en la universidad que se puede resumir en que cada uno hace lo que piensa que necesita y un profesor independiente a cada uno de ellos juzga el grado de conocimiento o habilidad adquirido. Los recién titulados tampoco están acostumbrados al trabajo en equipo.

Nuestro objetivo es el de aprovechar todo aquello positivo que nos aportan e intentar enseñar, que no imponer, las características de la empresa y la efectividad y eficiencia en el trabajo.

Para hacerlo lo mejor es hablar con ellos, comentarle como fue nuestro primer trabajo, como es la adaptación, y sobre todo qué esperamos de ellos. Cuando una persona sabe que es se espera de ella, aunque sea de manera lejana, empieza a comprender que forma parte de un algo, y que su aportación es, en mayor o menor medida, necesaria para conseguir unos objetivos que por supuesto también conoce (porque hemos sido capaces de transmitírselos).

Para mí las ideas clave que se debería llevar una persona en su primer día de vida laboral serían, y en este orden:

¿Quién? Conocer a la gente de su entorno de trabajo. Realizar las presentaciones, incluso darle consejos de posibles problemas cuando una persona se incorpora y con quién puede hablar para solucionarlo.

¿Qué? Explicar, para que lo entienda, cuál es su función en la empresa, qué trabajo, qué conocimientos necesitará. En este apartado es fundamental explicar qué se espera de ellos; si se consigue superar este punto se logrará que no se creen falsas expectativas (expectation gap). Debe entender el objetivo de su proyecto y no simplemente de su asignación.

¿Por qué? Por qué es necesario su colaboración, cuál es su parte del trabajo, cómo se integra en el trabajo del equipo

El ¿cómo? no importa porque se puede solucionar con tiempo, pensad que mucha parte de la experiencia está en vuestra espalda. El ¿dónde? … es necesario para poder empezar el primer día, pero nos lo darán hecho.

Uso del teléfono

Desde 1857, fecha en la que se inventó el primer teléfono, éste ha evolucionado hasta convertirse en otra herramienta de trabajo, como puede ser el ordenador, la calculadora o el cuaderno y lápices, bolígrafos, etc.

Hay que partir de la base de que las relaciones empresariales son complejas, y dentro de esta complejidad destaca aquella persona que es capaz de tratarlas con la mayor soltura. El teléfono no sólo nos permite hablar con alguien que no está presente (además de hacer fotos con muchos megapíxeles, mantener agendas, convertirlo en una feria de sonidos y colores, etc.) sino que nos ayuda a solucionar los problemas más comunes del día a día.

El hablar por teléfono humaniza las relaciones, a veces demasiado envueltas en el ritmo (¿frío y distante?) impuesto por el correo electrónico; cuando nos asalta una duda, el identificar a la persona que nos puede ayudar a resolverlo es el primer paso, el segundo puede tener que ser el intentar convencer a esa persona que necesitamos su ayuda. El teléfono permite una conversación más útil, debido a que se convierte en un diálogo fácil y cercano; identificas a esa persona, te identifica, ¿os conocéis?

Trucos para hablar por teléfono os podéis encontrar millones, yo os dejo los míos:

Presentación: Lo primero que se debe hacer es saber con quien se está hablando; puede parecer algo fácil, pero cuando una llamada se deriva de una persona a otra se puede complicar mucho. Repetir el nombre de nuestro interlocutor le hace sentirse escuchado, después nos presentamos nosotros, no dando cosas por sentado, si pensamos que tiene que saber quienes somos se lo preguntamos directamente, pero no se debería pasar al siguiente punto sin dejar clara las presentaciones.

Ejemplos: Cuando nos centramos en el problema que necesitamos solucionar, debemos conseguir que nos entiendan, debemos poner ejemplos que clarifiquen la situación. No siempre nuestros interlocutores tienen el mismo conocimiento que nosotros, así que nos tenemos que hacernos entender.

Despedida: Hay que dejar claro si necesitaremos algo más de su parte, le agradecemos su ayuda, tratándole directamente por su nombre.

Otros de mis posibles trucos pueden ser: trato personal y cercano, ser amable, claridad, conciso, velocidad justa, etc.

Hablar por teléfono permite tratar de forma ágil los pequeños problemas del día, así que no esperéis a mandar un correo, para que la otra persona lo elija de entre los 80 que tiene para hoy y encima os lo conteste.

Otras Gestiones

Como ya comenté hace dos entradas la mayoría de las acciones que se realizan en el mundo empresarial se pueden clasificar en dos grandes grupos: gestión de personas y gestión de trabajos. Para que una persona realice un buen trabajo debería dominar al menos parte de estos dos grupos, si bien, si lo que perseguimos es el éxito, necesitamos, además de lo que expliqué en las dos últimas entradas un conjunto de características que quedarían agrupadas en un “cajón de sastre”. Os comento alguna de ellas:

La suerte, la posición y el momento. La suerte está presente en el mundo y forma parte del día a día. Recordando mis días de universidad, una amigo siempre decía la suerte favorece a la mente preparada; esta frase para mi es completamente incorrecta ya que, ¿de verdad la gente de tu alrededor está menos preparada que tú? La suerte influye en la vida laboral: ¿Cómo seleccionaste tu primer trabajo? ¿Por qué se jubiló tu jefe justo cuando entraste y te asignaron su trabajo? El estar en ese momento no depende de ti, sino que depende de esa probabilidad incontrolable que debería situar a todo el mundo donde debe, pero por supuesto una vez que surge la posibilidad debes demostrar o haber demostrado la calidad que tienes, ya que en la empresa poca gente está dispuesta a arriesgarse.

La belleza. Lo primero me gustaría agradecer a Gonzalo la posibilidad de que esté hablando de este concepto, ya que ha sido él el que me ha iluminado en este tema. La belleza es, queramos o no, un factor de muy alta relevancia en el mundo laboral. Pensad en este caso: Un jefe de equipo está trabajando con dos personas, teniendo ambas un rendimiento similar. A la hora de evaluar el trabajo de estas personas, el jefe de equipo debe decidir cual de ellas debe promocionar (ya que hay únicamente un puesto vacante). Una de las dos personas encaja más en un posible canon de belleza, la otra, menos. ¿A quién creéis que promocionaría? A los que habéis pensado que da igual y que no tiene que ver con la belleza, ¿no os ha parecido nunca que los más guapos suelen ser antes el alma de la fiesta? ¿nunca habéis querido bailar con la más guapa de clase sin importar la personalidad? ¿nunca os habéis quedado como pasmarotes sujetando la puerta a un chica guapa en la entrada del metro? ¿nunca habéis visto que la integración de un guapo dentro de un nuevo grupo es más fácil, porque incluso tu quieres ir a saludarle?

No hay que desesperarse en el trabajo si te encuentras con gente que apuesta (aunque sea de forma inconsciente) por este tipo de acciones, la gestión de personas y trabajos son los que perduran a lo largo del tiempo, ya que la suerte y el momento pasan y que decir de la belleza.